Приложение 4.2.1.
ОСНОВНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ И АРМы УНИВЕРСИТЕТА:
Подсистема «КАДРЫ»
Включает функциональность собственно отдела кадров и функциональность «Штатная книга/Штатное расписание».
Подсистема (АРМы) «Отдел Кадров»
Включает 7 АРМ разной функциональности:
ППС; НИЧ;
УВП, АУП, ОП;
Отпуска, Трудовые книжки, Больничные листы, Награды
Работа по договорам, Статистика
Пенсионные дела
Начальник ОК
Назначение
Автоматизации работы отдела кадров ЭТУ.
Информация, используемая в подсистеме “КАДРЫ”, логически делится на четыре части:
· нормативная информация;
· данные первичных документов;
· архивные данные;
· тексты приказов.
Нормативная информация используется для обеспечения всех подсистем АРМ общей справочной информацией (список подразделений, видов персонала, тем и т.п.). Эти данные сгруппированы в отдельные классификаторы и содержат коды, наименования и некоторые дополнительные характеристики. Все классификаторы являются открытыми для расширения и могут корректироваться и дополняться работниками ОК в процессе эксплуатации АРМ.
Кадровый учет базируется на данных используемых в ОК первичных документов (заявления, служебные записки, представления). Это, в основном, личная карточка.
Архив содержит данные по всем уволенным работникам и устаревшие данные.
Сводные отчеты и документы (приказы, выписки, стат.отчетность и т.п.) автоматически формируются на основе данных первичных документов, агрегируют информацию о кадровом учете и предназначены для автоматизации ряда функций работников ОК, для анализа результатов кадровой работы и подготовки внешней отчетности.
П/с “КАДРЫ” обеспечивает учет всех категорий штатных работников ЭТУ и работ в рамках штатного расписания (движение по основной работе, работа по совместительству, совмещения, отпуска, поощрения/взыскания, надбавки и пр.), а также внештатную работу сотрудников ЭТУ и сторонних работников.
Функции АРМ
Ведение личных карточек работников
· Просмотр актуального состояния ЛК
· Ввод, хранение, просмотр и печать данных по динамике движения, выплатам, отпускам, командировкам, б/ листам, данным по внештатной работе
· Возможность ввода данных приказов списком без дублирования ввода общей информации
Работа с приказами
· Просмотр списка приказов
· Автоматическое формирование текста приказа по данным ЛК
· Просмотр текста приказов
· При прохождении приказа коррекция актуальных данных ЛК и формирование данных для передачи в п/с Зарплата и Штатную книгу ПФУ
· Печать выписок из приказа
Выдача справок
· Выдача справок о должности, об увольнении, об отпусках
· Печать обходных листов
Выдача отчетных форм
· Формирование стандартной стат. отчетности
· Формирование оперативных сводных форм с использованием гибкого задания критерия для поиска данных
· Формирование отчета в пенсионный фонд
Ведение справочников
Работа с архивом
· Архивация данных уволенных сотрудников, формирование описи
· Хранение и просмотр данных уволенных сотрудников
· Архивация неактуальных данных
АРМ «Штатная книга, Штатное расписание»
Подсистема включает 2 основных функциональности:
ПФУ-Госбюджет + главная штатная книга
ПЭО НИЧ – штатная книга НИЧ
АРМ Главная штатная книга (штатная книга Г/Б и НИЧ) находится в локальной сети ОК-ПФУ. С АРМ ведется штатная книга Г/Б.
Из центральной штатной книги периодически выделяется актуальная штатная книга НИЧ и обновляются данные на АРМ ПЭО НИЧ
Назначение
Автоматизация ведения штатного расписания и штатной книги по всем видам персонала. Обеспечение автоматического ввода приказов по личному составу, формируемых в п/с Кадры. Получение оперативной информации о распределении средств.
Функции подсистемы
Работа со штатной книгой
· Просмотр штатной книги по подразделениям
· Ввод новых штатных единиц в соответствии со штатным расписанием подразделения, удаление свободных ставок
· Корректировка полей занятых штатных должностей только через приказы
· Подведение итогов по заработной плате по каждому сотруднику и по всему подразделению
· Просмотр приказов по каждому сотруднику (движение, надбавки)
Автоматический ввод приказов ОК
· Формирование данных для передачи в штатную книгу при прохождении приказа в п/с Кадры
· Автоматический ввод данных приказа в штатную книгу
· Просмотр списка и текста приказов
· Возможность просмотра необработанных приказов
Работа со штатным расписанием
· Корректировка штатного расписания
· Просмотр
· Выдача отчетных форм
Ведение справочников
Формирование отчетных форм
· Формирование стандартных отчетов
· Формирование оперативных сводных форм с использованием гибкого задания критерия для поиска данных
Сервисные функции
· Выделение из главной штатной книги штатной книги НИЧ
· Обновление штатной книги НИЧ на АРМ ПЭО НИЧ
· Корректировка надбавок на заданный месяц
Подсистема «Учебный комплекс»
Состоит из:
· АРМ «Кадры студентов»
· АРМ «Абитуриент»
· АРМ «Деканат»
· АРМ «Учебный отдел»
· АРМ «Методический отдел»
· АРМ «Расписание экзаменов»
Выполняемые задачи:
1. Прием студентов на первый курс.
2. Движение студенческого коллектива.
3. Формирование приказов по студентам.
4. Формирование базы данных для метрополитена.
5. Проведение экзаменационной сессии.
5.1. Формирование учебных графиков для каждой учебной группы.
5.2. Формирование зачетных и экзаменационных ведомостей.
5.3. Ввод ведомостей.
5.4. Формирование документов для ликвидации задолженностей.
5.5. Формирование архивов сессий.
5.6. Формирование сводок по успеваемости.
6. Расчет стипендиального фонда.
7. Назначение студентов на стипендию.
8. Формирование приложений к диплому, академических справок, дипломов о неполном высшем образовании.
9. Формирование состава учебных потоков.
10. Формирование печатных форм учебных графиков для составления расписания занятий.
11. Расчет условной нагрузки кафедр.
12. Составление отчетных форм.
13. Формирование новых учебных планов.
14. Коррекция действующих учебных планов.
15. Составление библиотеки рабочих программ.
16. Формирование расписания экзаменов.
17. Движение профессорско-преподавательского состава.
18. Формирование различных печатных форм.
АРМ «Кадры студентов» (Студенческая канцелярия)
Назначение
Автоматизации работы студенческой канцелярии.
Информация, используемая в п/с “Кадры студентов”, логически делится на четыре части:
· нормативная информация;
· данные первичных документов;
· архивные данные;
· тексты приказов.
Нормативная информация используется для обеспечения всех подсистем АРМ общей справочной информацией. Эти данные сгруппированы в отдельные классификаторы и содержат коды, наименования и некоторые дополнительные характеристики. Все классификаторы являются открытыми для расширения и могут корректироваться и дополняться работниками студенческой канцелярии в процессе эксплуатации АРМ.
Кадровый учет студентов базируется на данных используемых в студенческой канцелярии первичных документов (заявления, служебные записки). Это, в основном, личная карточка .
Архив содержит данные по всем отчисленным студентам.
Сводные отчеты и документы (приказы, выписки, стат.отчетность и т.п.) автоматически формируются на основе данных первичных документов, агрегируют информацию о кадровом учете и предназначены для автоматизации ряда функций работников студенческой канцелярии, для анализа результатов кадровой работы и подготовки внешней отчетности.
П/с “Кадры студентов” обеспечивает учет всех категорий студентов всех факультетов ЭТУ.
Функции АРМ
Ведение личных карточек студентов
· Просмотр актуального состояния ЛК
· Ввод, хранение, просмотр и печать данных по динамике движения студенческого состава (зачисление, переводы, АО, отчисления, восстановления, защита дипломных проектов, обучение на ВФО)
· Возможность ввода данных приказов списком без дублирования ввода общей информации
Прием студентов на 1 курс
Работа с приказами
· Просмотр списка приказов
· Автоматическое формирование текста приказа по данным ЛК
· Просмотр текста приказов
· При прохождении приказа коррекция актуальных данных ЛК, формирование файлов изменений для деканатов
· Печать выписок из приказа
Выдача справок
Выдача отчетных форм
· Формирование оперативных сводных форм с использованием гибкого задания критерия для поиска данных
Ведение справочников
Работа с архивом
· Хранение и просмотр данных отчисленных студентов
Выдача списков в метрополитен
Конвертация данных из п/с Абитуриент
Подкачка данных о назначении стипендии и данных о защите дипломных проектов из БД Деканатов
Автоматический ввод приказов в БД Деканатов
АРМ «Абитуриент»
Локальные места для каждой отборочной комиссии ЭТУ
Назначение
Автоматизации работы центральной и факультетских приемных комиссий в период подготовки и проведения вступительных экзаменов в вуз (этап приема документов, проведения экзаменов, зачисления).
Функции АРМ
Этап приема документов
· ввод анкетных данных абитуриентов;
· формирование протоколов допуска к вступительным экзаменам;
· подготовка статистических сводок о ходе подачи заявлений.
Вступительные экзамены
· печать бланков экзаменационных ведомостей;
· ввод результатов вступительных экзаменов;
· подготовка статистических сводок о результатах экзаменов.
Зачисление в вуз
· подготовка статистических данных для определения проходного балла;
· внеконкурсное зачисление лиц, имеющих соответствующие права, и отличников, успешно сдавших профильный экзамен;
· конкурсное зачисление абитуриентов по результатам вступительных экзаменов с учетом установленного проходного балла;
· директивное зачисление лиц по результатам собеседования;
Объединение БД факультетов в центральную БД ЭТУ
Формирование статистических форм для ЦПОМ
Работа со справочниками
АРМ «Деканат»
Назначение
Автоматизации работы деканата
Функции АРМ
Проведение экзаменационной сессии
· Формирование учебных графиков для каждой группы
· Формирование зачетных и экзаменационных ведомостей
· Ввод ведомостей
· Формирование документов для ликвидации задолженностей
· Формирование архивов сессий
· Формирование сводок по успеваемости
Расчет стипендиального фонда
Назначение студентов на стипендию
Формирование приложений к диплому, академических справок, дипломов о неполном высшем образовании
АРМ "Учебный отдел"
Назначение
Получение сводных данных по всем факультетам
Функции АРМ
· Формирование состава учебных потоков
· Формирование печатных форм учебных графиков для составления расписания занятий
· Расчет условной нагрузки кафедр
· Составление отчетных форм
· Коррекция учебных планов
АРМ "Методический отдел"
Назначение
Составление учебных планов и рабочих программ
Функции АРМ
· Формирование новых учебных планов
· Коррекция существующих учебных планов
· Составление библиотеки рабочих программ
АРМ Расписание экзаменов
Локальное место диспетчера УМУ
Назначение
Полуавтоматическое составление расписания экзаменов
Функции АРМ
Автоматическое формирование учебных графиков на семестр по всем факультетам
Формирования расписания экзаменов
· Представление на экран списка экзаменов по каждой группе
· Ввод и корректировка дней и времени начала экзаменов в экранном режиме
· Контроль занесения количества групп в аудитории по заданному условию
· Контроль занесения экзаменаторов по дням недели
Печать расписания экзаменов
· Печать расписания для кафедр по дням недели
· Формирование данных об экзаменах для деканатов в каталогах групп
Подсистема «ПФУ»
.Подсистема состоит из:
· АРМ "Учет контрактов по платным формам обучения".
· АРМ "Учет расходов по сметам кафедр от средств по различным видам платного обучения"
· АРМ "Учет хозяйственных договоров"
· АРМ "Учет договоров"
· АРМ “ НИР за счет средств бюджетного финансирования” (ПЭО НИЧ)
АРМ "Учет контрактов по платным формам обучения"
· регистрирует и формирует документ «контракт»
· вводит данные об оплате по контракту
· отслеживает задолженности по оплате
· формирует отчетные документы
· производит расчет распределения фактически полученных от платных форм обучения средств по кафедрам в соответствии с Положением по университету
· проводит расчет начисленных сумм за указанный период по различным формам платного обучения
АРМ "Учет расходов по сметам кафедр от средств по различным видам платного обучения"
· регистрирует сметы кафедр по видам средств от платного обучения, контролирует общую сумму сметы с суммой кафедры по распределению средств (из задачи «Учет контрактного обучения)
· вводит данные по документам кафедры на оплату, проверяет соответствии смете кафедры
· отслеживает прохождение документа в бухгалтерии и помечает его прохождение и окончательную сумму документа
· формирует отчетные документы
АРМ "Учет хозяйственных договоров"
· Регистрируются договора, дата, а именно: имя договора, организация, период действия договора, сумма договора, указываются корпуса университета и общежитий, обслуживаемых договором, календарный план оплат и суммы в соответствии с календарным планом, код экономической классификации договора, кафедру, ответственную за договор
· формируется таблица, показывающая ближайший срок оплаты по договорам и задолженности по оплате, что позволяет оперативно следить за своевременностью выполнения обязательств по договорам
· ведутся сведения по платежным документам по договорам: фиксируется представленный счет, сумма счета, дата счета, сумма оплаты, дата оплаты
· суммы оплаченных счетов разносятся по источникам финансирования
АРМ "Учет договоров"
· Регистрируются договора, дата, в частности: имя договора, организация, период действия договора, сумма договора, указываются корпуса университета и общежитий, обслуживаемых договором, периодичность оплаты, код экономической классификации договора, список услуг по договору;
· .формируется таблица, показывающая ближайший срок оплаты по договорам и долги по оплате, это позволяет оперативно следить за своевременностью выполнения обязательств по договорам
· ведутся сведения по платежным документам по договорам: фиксируется представленный счет, сумма счета, дата счета, сумма оплаты, дата оплаты, сумма по каждой услуге, тариф за период по каждой услуге, количество услуги всего и по каждому корпусу
· суммы оплаченных счетов разносятся по источникам финансирования
· формируются данные по количеству услуг и их стоимости за весь период по каждому обслуживаемому корпусу
АРМ “ НИР за счет средств бюджетного финансирования” (ПЭО НИЧ).
· ведет учет поступлений по науке, поступающие на лицевой счет банка
· ведет учет поступлений и расходов по темам
· ведет учет поступлений и расходов по накладным расходам
· формирует отчеты поступлений и расходов по фондам, темам, программам, факультетам и кафедрам
Подсистема «Бухгалтерский комплекс»
Является общераспространенной и не требует детализации
База нормативных документов
В информационно-программной среде LotusNotesDomdoc развернута база данных принятия управленческих решений для управленческого персонала всех уровней университета: кафедра /подразделение, административно-финансовый орган, ректорат.
База получила название БДИС. Благодаря структуризации файлов базы, она доступна пользователям как из Internet, так и из среды LotusNotesDomdoc, с тех компьютеров, на которых она установлена.
Содержание БДИС:
1. Устав и коллективный договор
2. Документы, связанные с заседаниями ректората
3. Нормативные документы по основной деятельности
3.1. Общие нормативные документы
3.2. Нормативные документы по трудовым отношениям
3.3. Нормативные документы по учебной деятельности
3.4. Нормативные документы по научно-исследовательской деятельности
3.5. Нормативные документы по международной деятельности
3.6. Нормативные документы по финансовой и бухгалтерской деятельности
3.7. Нормативные документы по административным вопросам
3.8. Нормативные документы по социальным вопросам
4. Положения о структурных подразделениях
5. Общая справочная информация
6. Бланки документов в сфере трудовых отношений
6.1. Бланки трудовых договоров и сопутствующих им документов
6.2. Оформление надбавок/доплат к должностным окладам.
6.4. Оформление оплаты за работу с почасовой оплатой труда.
6.5. Бланки договоров подряда и сопутствующих им документов, заключаемые в соответствии с Гражданским кодексом РФ в хозяйственном, учебно-методическом управлениях, в ЦДП, на ФППК.
6.6. Формы документов, используемых в НИЧ ЭТУ при оформлении трудовых отношений договорами подряда.
6.7. Формы документов, используемых при заключении договоров на выполнение научно-исследовательских работ.
7. Бланки личных заявлений и служебных записок по движению студенческого состава
8. Шаблоны распорядительных документов (приказов)
9. БД внутренних распорядительных документов
10.Положения о почетных званиях ЭТУ
11.БД ветеранов ЭТУ
С учетом всех проблем, вызванных т.н. «лоскутной» автоматизации, и принимая во внимание современные темпы и качественный уровень изменения информационных технологий, вуз в качестве стратегической задачи приступил к созданию Единой Административной Информационно-Аналитической Системы (ЕИАС) вуза - перспективной информационной системы поддержки процесса управления вузом. Основные особенности этой системы:
· полная интегрированность всех создаваемых АРМ университета на основе единых баз данных и программно-технологической платформы; отсутствие дублирования информации и однократный ввод данных;
· гибкая аналитическая отчетность в режиме реального времени;
· полный охват всех административных аспектов деятельности вуза (учебной, научной и административно-хозяйственной деятельности)
· создание системы оперативного контроля и анализа деятельности вуза для руководства высшего и среднего звена.
· неустаревающая технологичность платформы и масштабируемость системы в целом.
· возможность интеграции с действующими и перспективными самостоятельными информационными системами вуза
· широкое использование web-технологий для обеспечения дистанционных информационных сервисов для пользователей.
Учитывая масштабность задачи и финансовые ограничения создание ЕИАС вуза осуществляется поэтапно. В настоящее время в вузе завершены работы по первому пилотному этапу – созданию подсистемы для Отдела кадров «Управление персоналом и организационный менеджмент» на базе программных средств SAP R/3. Осенью 2006 г. подсистема успешно запущена в рабочую эксплуатацию. В рамках этого этапа вуз приобрел опыт работы с внешней консультационной фирмой и отработал технологию формирования технических требований, создания и внедрения сложной промышленной программной системы в рамках функционального подразделения.
Задачи второй стадии – дальнейшее развитие системы в направлении перевода на технологическую платформу ЕИАС функциональности учебного комплекса в рамках всего вуза (около 90 кафедр). При разработке технических требований и дальнейшей реализации функционала будут учтены все новые задачи в области управления учебным процессом, диктуемые общими тенденциями в российском образовании (в частности «Болонским процессом»).